Toimintajärjestelmä

Optiplanin toimintajärjestelmässä on määritetty menettelytavat yleisten toimintojen ja dokumentaation lisäksi tarjous- ja sopimusvaiheeseen, projektin toteutusvaiheeseen sekä tukitoiminnoille. Tämän lisäksi määritellään toimintajärjestelmässä myös vastuut toimijoille.

Toimintajärjestelmän rakenne:

• YLEISTÄ

- yleiset periaatteet 
- dokumentaatio

• TARJOUS- JA SOPIMUSVAIHE

- yleiset tarjous- ja sopimusvaiheet
- tarjousvaiheen riskianalyysi
- tarjoustoiminta
- toimeksiannon tilaus/tilausvahvistus/sopimus
- sopimuskatselmus

• PROJEKTIN TOTEUTUSVAIHE

- yleiset projektin toteutusvaiheet
- projektin organisointi
- projektin suunnittelu ja valmistelu
- työn käynnistäminen
- suunnittelukokoukset
- valvonta, seuranta ja ohjaus
- dokumenttien tarkastus
- työn hyväksyttäminen
- työn luovutus
- virheen aiheuttamat toimenpiteet
- lisä- ja muutostyöt
- laskutusmenettely
- dokumenttien hallinta
- alihankinta
- projektin päättäminen

• TUKITOIMINNOT 

- talouspalvelut
- IT-tukipalvelut
- IT-hankinnat
- toimistotukipalvelut